Так сложилось, что мероприятие или событие считается состоявшимся только в том случае, если о нем сообщили в средствах массовой информации. И напротив — если о событии или мероприятии СМИ не обмолвились, значит, его просто не было. Как сделать мероприятие или событие заметным и знаковым? Как заставить его работать на репутацию компании, организации? Вот некоторые секреты эффективного рекламного и РR-сопровождения мероприятий.
Сразу оговоримся: далеко не все мероприятия нуждаются в рекламной и РR-поддержке. Среди них есть довольно обширная группа, которой внимание СМИ противопоказано — это VIP-вечеринки, закрытые конференции, заседания VIP-клубов, некоторые корпоративные мероприятия. Все они требуют иных способов оповещения и коммуникаций, нежели массовые, к которым относятся СМИ и реклама.
Однако чаще всего нам приходится иметь дело с мероприятиями, которые нуждаются в активном, иногда даже агрессивном продвижении.
В наше время event-management и event-marketing приобретают все большее значение; слово ‘мероприятие’ чаще заменяется словом ‘событие’. Сегодня речь идет не просто об организации мероприятий как таковых ради самих же мероприятий. Организация событий рассматривается как один из главных элементов коммуникаций компаний и организаций, важный инструмент формирования и управления репутацией. Мероприятия встраиваются в информационную стратегию организаций и являются информационными поводами. Такой взгляд на роль мероприятий серьезно отличается от господствовавшего до последнего времени. Однако надо с сожалением отметить, что новая тенденция пока не до конца осознана не только компаниями-клиентами, но и многими компаниями-исполнителями, которые продолжают продавать ‘шарики-фонарики’.
Почему возрастает роль мероприятий в системе коммуникаций компаний и организаций? Ярких информационных поводов естественного происхождения становится все меньше. Задачи РR-специалиста по продвижению своей компании или организации усложняются. Менеджер по коммуникациям, ранее действовавший по реактивной модели поведения (есть повод — будем освещать), должен занять проактивную позицию (нет повода — придумаем). Он должен отслеживать и выявлять наиболее актуальные для своей компании тенденции рынка, инициировать мероприятия и события, которые бы органично встраивались в ‘повестку дня’, а затем продвигать их в СМИ.
Существуют два подхода к решению задачи по инициированию и освещению мероприятий в СМИ. При первом руководство ставит перед вами ту или иную маркетинговую или репутационную задачу, и вы придумываете и разрабатываете мероприятие, которое будет работать на ее решение. Второй подход заключается в том, что у вас есть мероприятие и вам необходимо обеспечить его качественное освещение в СМИ. Оба подхода встречаются в практике, оба достаточно эффективны, если при их реализации учитываются стратегические цели компании, интересы СМИ и актуальная для рынка тематика.
С какими трудностями сталкиваются менеджеры по коммуникациям, выстраивая взаимодействие со СМИ в освещении собственных мероприятий и событий? Информационная конкуренция усиливается с каждым годом, количество компаний и организаций, претендующих на внимание со стороны общественности, растет. При этом количество престижных изданий и их площади практически не меняются. Увеличивается и количество персон, претендующих на внимание СМИ; обостряется конкуренция личных брендов. Постоянно развивается бешеная РR-активность, ежедневно проходят десятки мероприятий для прессы или с участием прессы. Компаниям все труднее маневрировать во времени; идет напряженная борьба за присутствие журналистов на мероприятии. Никто не застрахован от того, что параллельно с вами конкуренты будут проводить собственное мероприятие, близкое по тематике.
Косвенным подтверждением перенасыщенной РR-активности является тот факт, что ежегодно более 1000 студентов получают диплом РR-специалиста. В РR приходят и из журналистики, и из других сфер, причем все эти люди находят работу. Безусловно, компаниям, представляющим средний бизнес, значительно сложнее продвигаться в СМИ со своими мероприятиями по сравнению с сырьевыми гигантами, однако привлечь к себе внимание вполне могут не только лидеры того или иного рынка.
Существует ряд эффективных приемов, которые помогут усилить отдачу в СМИ от мероприятий.
Одним из таких приемов является информационное партнерство со СМИ при подготовке и освещении мероприятия. К партнерству целесообразно привлекать
специализированные профессиональные издания или целевые СМИ. Например, если речь идет о модной одежде, то в качестве партнеров можно рассматривать как издания ‘life style’, нацеленные на потребителей, так и профессиональные издания, предназначенные для дизайнеров и продавцов.
Практически в каждом СМИ есть собственный РR-отдел или хотя бы РR-менеджер. Издания заинтересованы в расширении читательской аудитории, и РR-специалисты СМИ находятся в поиске интересных статусных проектов, к которым они готовы подключиться. Переговоры со СМИ об информационном партнерстве проходят через поиск общих интересов. Вы предлагаете СМИ партнерский пакет, а СМИ, в свою очередь, активно освещает ваше событие. В такой пакет может входить размещение логотипа издания на полиграфической и иной оформительской продукции, которая сопровождает ваше мероприятие, распространение издания в ходе мероприятия, участие руководителей СМИ в качестве почетных гостей в самом мероприятии и другие опции, которые приемлемы для вас и интересны СМИ. Часто СМИ-партнер охотно идет на то, чтобы подготовить развернутую информацию о событии, опубликовать ее в день проведения мероприятия и распространить этот номер в ходе мероприятия. Это тот случай, когда интересы компании и СМИ пересекаются: вы получаете развернутую качественную публикацию, а СМИ — эксклюзивный материал.
Еще один прием, который может усилить отдачу от мероприятия, состоит в организации эффективного оповещения журналистов. Если необходимо обеспечить высокую явку журналистов на мероприятие, следует скрупулезно поработать с информационными агентствами. Практически во всех информационных агентствах есть раздел, который называется ‘Календарь (или Карта) будущих событий’. Все печатные издания выписывают такие календари, чтобы четко знать, что будет происходить в ближайшем и отдаленном будущем. При определенных усилиях анонс вашего события обязательно попадет в такой календарь и вероятность того, что о вашем событии станет известно, многократно возрастет. Более того, упоминание в ‘Календаре событий’ таких агентств как ‘Интерфакс’ или ‘Прайм-ТАСС’ работает и на повышение статуса, значимости мероприятия.
* Всего материалов на сайте:3,852