* Всего материалов на сайте:3,425

Что такое event management

21.07.10

Что такое event managementЕvent management (от англ. event — ‘событие’) — это полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий. Причем если первые направлены в основном на укрепление внутрикорпоративного духа, то вторые оказывают мощную поддержку рекламным и PR-кампаниям. В целом же задача событийного менеджмента — сделать из банального мероприятия настоящее событие, которое будут вспоминать и после его окончания.

С чего начинается событие

Поводы для таких мероприятий могут быть самыми разными. В зависимости от целей и характера можно выделить следующие виды акций: соревнования; семинары, курсы повышения квалификации; фанд-рэйзер (fund-raisers) — мероприятия по сбору средств на различные цели; встречи, заседания, годовщины; особые мероприятия; церемонии, поздравления, открытия, торжества; спортивные мероприятия; музыкальные выступления и концерты; массовые гуляния. Главное — правильно использовать каждый повод и организовать праздник с максимальной пользой.

Управление даже самым скромным по масштабу мероприятием требует значительных усилий и затрат, как интеллектуальных, так и материальных. А для эффективной подготовки нужно четко представлять себе конечные цели, задачи и желаемый общественный резонанс. После ответов на эти вопросы можно начинать собственно event management. При планировании необходимо продумать следующие ключевые позиции:

Бюджет

Прежде всего выясните, сколько это стоит. К примеру, на качественное корпоративное мероприятие на 100 персон расходы планируются в пределах 15-20 тысяч у.е. Масштабное же общественное событие — например, концерт Пола Маккартни в Москве — это совсем иной уровень event management. Тут появляются дополнительные организационные мероприятия: pre-party, after-party, интервью для прессы, пресс-конференции, телеэфиры, пресс-ланчи, vip-фуршеты и т.п. Соответственно и стоимость таких грандиозных мероприятий может достигать астрономических, по сравнению с обычными, размеров.

План-график

Не менее четко, чем вопрос денег, нужно решить вопрос со сроками как самого события, так и всех этапов его подготовки.

Кадровое обеспечение

Сколько человек понадобится, чтобы организовать праздник? Сколько будет работать на мероприятии профессиональных артистов, режиссеров, специалистов по звуку и свету, промо-персонала? Кто будет отвечать за доставку оборудования, подготовку площадки, вести переговоры с подрядчиками? Ответить на эти вопросы тоже необходимо, прежде чем механизм подготовки придет в действие.

Спонсорская поддержка

На этом же этапе желательно определиться, нужна ли для организации праздника помощь спонсоров и насколько она может быть взаимовыгодной. Найти, убедить, привлечь достойных спонсоров — дело непростое и очень ответственное.

Коммуникации и привлечение внимания общественности

Всегда следует помнить, что одна из сверхзадач event management — получить необходимый общественный резонанс. Поэтому, планируя акцию, нужно точно представлять, от кого, в каких объемах и какой именно отклик на событие вы хотели бы получить.

Сами или агентство?

С этим вопросом так или иначе сталкивается любой начинающий бренд-менеджер или директор по маркетингу. Люди более опытные предпочитают доверять дело профессионалам. Причина ясна: специализированное коммуникационное агентство избавит от многих хлопот, взяв на себя весь груз организационных забот.

Действуя ‘по науке’, специалисты сначала разработают общую концепцию, то есть, постаравшись как можно точнее ответить на традиционные вопросы ‘для кого мы это делаем?’, ‘для чего мы это делаем?’ и ‘по поводу чего мы это делаем?’ и призвав на помощь весь творческий потенциал, предложат яркую идею, максимально выражающую суть и индивидуальность будущего события.

Затем последуют хлопоты по подбору необходимого помещения и оборудования (вопрос настолько же творческий, настолько и коммерческий). Очень ответственный и важный момент — превращение идеи в готовый сценарий. Специалисты агентства найдут время и на организацию переговоров с подрядчиками, и на поиск профессиональных ведущих и звукорежиссеров, и на десятки других важнейших мелочей, которые так просто упустить из виду в предпраздничной суматохе.

Что касается связей с общественностью, то и здесь помощь агентства может оказаться гораздо эффективнее. Коммуникационные агентства, имеющие давние и прочные

Похожие новости: