шестьдесят золотых правил

1. Прежде, чем принять решение об участии в выставке, определите ваши цели.
Определите группу ваших потенциальных посетителей
Зачем вы участвуете: чтобы развить свой рынок? Проникнуть на рынок? Изучить рынок? Ваша цель должна быть ясна каждому до того, как вы приступите к работе. Исходя из поставленной цели, выберите выставку.
2. Закажите выставочную площадь.
Согласуйте с организаторами размеры и расположение вашего стенда. Сопоставьте сумму взноса с вашим бюджетом. Убедитесь, что выставочное место соответствует вашей экспозиции. Расточительно, например, привезти на выставку полихлорвиниловые трубы с пластиковым покрытием и обнаружить, что они входят в оборудование водопроводной системы стенда.
3. Согласуйте бюджет.
Расходы имеют четыре основных статьи:
а) затраты на выставочную площадь
б) затраты на выставочное оборудование
в) затраты на работу с посетителями
г) затраты на оплату труда работников
Директор выставки, контролирующий бюджет, должен составить график работы, точкой отсчета в котором должен быть день открытия выставки. Основные этапы должны быть ограничены сроками. Все дни общих совещаний должны быть заранее установлены, а каждый член коллектива должен работать по своему собственному графику.
4. Закажите проект стенда.
Дизайнер должен хорошо знать отрасль промышленности, которой вы продаете продукцию. Его композиция должна выделить продукт, а не отвлекать от него внимание. Не забывайте о таких традиционных средствах, как растения, эффекты с водой, флажки и знамена, настенные панно. Вы достигнете максимального эффекта, если эти детали станут неотъемлемой частью вашей экспозиции. Но, если в ходе споров вы решите добавить их в последний момент, то никакой пользы от этого не будет.
5. Закажите специальное оборудование.
Для демонстрации некоторой продукции может понадобиться электроснабжение, вода, сжатый воздух и др. для подачи воды нужен водопровод, для доставки сжатого воздуха — баллоны. Если требуется повышение напряжения, нужно точно определить, какое. Помните, что машины в движении смотрятся более эффективно, нежели стационарные. Но вы должны строго подчиняться технике безопасности.
6. Утвердите проект оформления стенда.
В какой-либо экстравагантности экспозиции нет необходимости: когда стенд будет заполнен народом, его попросту не будет видно. Простой, но тщательно оформленный стенд, желательно с добавлением движущихся деталей, которые привлекают внимание, — самый лучший вариант. Помните, что для многих ваш стенд отожествляется с вашей компанией. Это ее единственная визуальная характеристика — как для ваших старых клиентов, так и для тех, кто видит вас впервые.
7. Согласуйте проект стенда с организаторами.
Проект стенда должен соответствовать государственным и местным требованиям планирования, правилам организаторов и владельцев выставочного зала. Организаторы вправе ознакомиться с вашим проектом. Правда, это необязательно, если вы заказываете модуль.
8. Наймите и проинструктируйте подрядчика, который будет строить стенд.
Из полученных от разных подрядчиков расценок выберите те, которые вас наиболее устраивают. Директор стенда совместно с дизайнером и исполнительным составом должен определить зоны ответственности на период сборки и оформления стенда. К примеру, кто будет отвечать за доставку экспонатов, за их упаковку и отправление обратно?
9. Оформите заявку на подрядчика.
Если вы нанимаете подрядчика, с которым вы или ваш дизайнер уже работали, вы обязаны принять его расценки. Если же вы решили нанять другого, то убедитесь, что проект полностью вами утвержден. Придерживайтесь спецификаций вашего дизайнера, какие-либо изменения в последний момент увеличат расценки.
10. Обсудите рабочие детали с подрядчиком.
Убедитесь, что подрядчику известно, какие части стенда должен комплектовать он, а какие будут доставлены вами. Укажите сроки доставки оборудования, если это является частью проекта стенда.
11. Контролируйте сооружение стенда, монтаж оборудования.
Отвечает за это подрядчик, но вы должны его контролировать. Ошибки встречаются часто, только замечаешь их слишком поздно. Сделайте так, чтобы с вашим стендом этого не произошло. Постарайтесь сами заметить ошибки до того, как в день открытия их увидят все. Проверьте работу экспонатов дважды: до окончания работ и после установки. Обеспечьте охрану.
12. Решите, какую продукцию и в каком качестве хотели бы вы показать.
Не за
будьте задействовать дополнительное оборудование и механизмы, чтобы эффект был максимальным. Демонстрации привлекают посетителей. Старайтесь разными способами привлечь внимание посетителей к своему стенду и чаще приглашайте фотокорреспондентов.
13. Закажите и подготовьте специальные экспонаты.
Если вы арендуете стандартный стенд, нужно спроектировать только интерьер. Это проект с указанием всех размеров, веса, отдельных деталей нужно передать дизайнеру и подрядчику как можно раньше. Заблаговременно нужно доставить на место механизмы и компоненты экспозиции, выполненные по специальному заказу. В противном случае у вас может не оказаться времени, чтобы проверить и как следует установить экспонаты, и ваше «работающее чудо» будет стоять неподвижным.
14. Необходимо пригласить дизайнера — специалиста в области выставок.
Он должен хорошо понимать структуру и род деятельности вашей фирмы и точно знать, кому он подчиняется. Директор стенда должен контролировать работу дизайнера, не допускать, чтобы работа выходила за рамки бюджета и установленных сроков сдачи. Не поручайте решение этих вопросов чертежнику или вашему сыну, даже если он талантливый студент архитектурного факультета.
15. Проинструктируйте дизайнера.
Важно, чтобы инструктаж был полным. В нем должны быть все данные размеров, веса, требования по технике безопасности и пожарной охране. Перед принятием окончательного решения обсуждайте все вопросы с дизайнером и организаторами.