Бывает ли у вас такое, что документы теряются при передаче от одного сотрудника другому? Или очень сложно что-то найти в архиве? А может быть, приехала проверка из налоговой, но нужных бумаг нет? К сожалению, такие ситуации нередки в компаниях, где очень большой документооборот и сотрудники просто «тонут» в нескончаемом потоке бумаг. А избежать их и сделать архив бумаг понятным и доступным для каждого сотрудника вам может помочь архивная обработка документов здесь.
Специально обученные сотрудники помогут вам справиться с любым объемом документов, даже если они существуют в виде россыпи. На первом этапе все документы будут рассортированы, затем в соответствии со сроками хранения выделены те, которые следует уничтожить. Не подлежащие хранению документы уничтожаются таким способом, чтобы обеспечить конфиденциальность информации, содержащейся в них. Чаще всего это промышленное шредирование (наиболее удобный и недорогой способ). Помимо всего прочего, он также позволяет впоследствии отправить макулатуру на переработку и тем самым помогает сберечь природу нашей планеты. Существуют также такие способы уничтожения бумаг, как сжигание и химическая обработка.
Документы, которые необходимо сохранить, отправляются на дельнейшую обработку. Если есть такая необходимость, их можно отсканировать, чтобы впоследствии создать электронный архив. Современные широкоформатные сканеры позволяют обрабатывать в короткие сроки большие объемы бумаг. Затем документы будут сшиты в дела, специалисты создадут систему их каталогизации и поместят на хранение в специальные короба, соответствующие всем требованиям. После этого их можно поместить в архив организации, отправить на внеофисное хранение или в государственный архив.
Какие преимущества вы получаете? Во-первых, это идеальный порядок во всей рабочей документации. Вы будете тратить на поиск нужных бумаг значительно меньше сил и времени. Во-вторых, это оптимально работающая система документооборота, в которую легко добавлять новые дела. В-третьих, уничтожив бумаги с истекшим сроком хранения или передав на внеофисное хранение оставшиеся, вы освободите пространство офиса, которое затем можно использовать для других целей. Ну и самое главное – больше не будет причин бояться налоговых проверок, ведь все необходимые документы будут у вас под рукой, ничего не потеряется, а значит, не будет и санкций со стороны органов налогового контроля.