* Всего материалов на сайте:3,105

Fashion-байер

29.01.10

В различных компаниях функции специалиста по закупкам могут отличаться, однако в обязанности всех байеров без исключения входит формирование ассортимента продукции, предназначенной для конкретного типа потребителей и находящейся в пределах определенного ценового диапазона. Внутренняя иерархия команды закупок также специфична в разных организациях. Так, в маленьких независимых магазинах может работать один байер, который кроме этого участвует в продаже и продвижении товаров, а в крупных сетях модных магазинов, как правило, есть байеры-стажеры, ассистенты, собственно байеры и менеджеры по закупкам, работающие под началом директора отдела закупок. Названия должностей тоже отличаются, и самым ярким примером служит компания Marks and Spencer, в которой байеров называют селекторами1. Члены команды закупок должны обладать высокоразвитыми коммуникативными умениями, поскольку значительная часть их работы состоит в поддержании связей с поставщиками и различными подразделениями внутри компании.

Обычно байеры занимаются закупками в определенной товарной области. В небольшой компании это может быть очень широкий спектр продукции, например повседневная женская одежда, включающая пиджаки, топы, юбки и брюки. Однако в рамках крупной розничной сети ассортимент, с которым работает байер, скорее всего, окажется более узким, например мужские рубашки. Как правило, чем больше компания, тем уже область товарной специализации байера. Несмотря на это, в крупной фирме в связи со значительными объемами продаж каждой модели специалист по закупкам, имеющий узкую направленность, несет ответственность за большие суммы оборота по сравнению со своим коллегой, который работает с более разнообразным товарным ассортиментом, но на менее крупного ретейлера. Если диапазон продукции широк, то большинство ретейлеров, включая Marks and Spencer и Bhs, предпочитают создавать разные отделы по закупкам для мужской, женской и детской одежды, которые в свою очередь имеют подразделения, занимающиеся конкретными ассортиментными группами, такими как вязаные изделия, трикотаж, одежда для отдыха, ночное белье, купальные принадлежности, костюмы, нижнее белье, одежда для торжественных случаев, обувь и аксессуары. В крупных компаниях функции байеров обычно определены более строго, чем в мелких, где их работа может быть разнообразнее и в том, что касается самих товаров, и в отношении его конкретных обязанностей. В связи с этим небольшие фирмы на должности байеров берут специалистов, обладающих широким спектром умений, поскольку их работа порой требует применения творческого подхода или технических навыков в таких областях, как дизайн или контроль качества.

Функции байера в мелких независимых розничных и некоторых универсальных магазинах отличаются от той роли, которую выполняют его коллеги в крупных сетях модных магазинов класса люкс, поскольку первые в основном закупают ассортименты брендовых товаров и не имеют возможности принимать участие в дизайне или разработке продукции. В Америке байеры обладают большим кругом административных функций и финансовых обязанностей, чем в Великобритании — здесь этими вопросами обычно занимаются мерчандайзеры (Clodfelter, 2003). В США отдел закупок часто входит в состав отдела мерчандайзинга, в то время как во многих британских компаниях самостоятельно занимает центральное место. Работа опытного байера неизменно связана с поездками, целью которых в большинстве случаев являются встречи с поставщиками одежды и сбор информации о модных тенденциях. Однако байера-стажера очень редко отправляют в заграничную командировку в течение первого года работы. Это дает новичкам возможность увидеть функционирование головного офиса и набраться опыта у других байеров, прежде чем отправиться в самостоятельную поездку. Как правило, в первый раз стажера или ассистента байера отправляют в Париж, где он знакомится с текущими тенденциями в моде на выставках-продажах и в магазинах. После двух-трех лет успешной работы специалист по закупкам может рассчитывать на несколько поездок в разные страны в течение одного сезона, что будет зависеть от ретейлера и области товарной специализации самого байера.
Качества успешного байера

Fashion-байер должен обладать самыми различными качествами, и наиболее важным является умение легко приспосабливаться к новым ситуациям. В его рабочем графике на день могут значиться составление отчетов, ведение телефонных переговоров и переписка по электронной почте, требующие все рабочее время провести в офисе; на следующей неделе ему, возможно, предстоит поездка в Париж с целью определить модные тенденции будущего сезона, а через месяц — путешествие на Ближний Восток для переговоров с поставщиками. Хорошему байеру необходимы стойкость характера, добросовестность, решительность, любовь к своему делу, а также он должен уметь творчески мыслить, иметь живое воображение, разбираться в цифрах и обладать высокой мотивацией. Для того чтобы преуспеть в карьере, байерам следует проявлять дальновидность и развивать в себе способность управлять отношениями с людьми и временем. Редко можно встретить человека, в котором были бы гармонично развиты все эти качества и умения. Как правило, преобладает какая-то одна характеристика, в то время как другие остаются на среднем уровне. И хотя весь этот список свойств может показаться обескураживающим, большая часть умений и навыков приходит со временем в процессе работы. Вероятно, увлеченность своим делом и высокая мотивация являются важнейшими составляющими, поскольку им нельзя обучить. Это те основные качества, которые вместе с опытом и необходимой квалификацией помогут будущему байеру получить самое главное — первую работу. На основании одного лишь резюме и собеседования очень трудно решить, обладает ли человек характеристиками, необходимыми байеру, так как их наличие или отсутствие проявляется только в процессе активной работы. Однако если у вас уже есть практически все эти качества, а главное — желание развить в себе недостающие, то вы имеете все шансы стать успешным специалистом по закупкам. Даже опытному байеру, обладающему необходимыми умениями, но недавно начавшему работу в компании, нужно время на обучение и переподготовку, ознакомление с новыми системами и терминологией. Фирмы, не принимающие в расчет данный фактор и не вносящие соответствующих изменений в план работы, могут потерять часть прибыли в результате выпуска на рынок неудачного ассортимента, подготовленного байером-новичком.
Налаживание и поддержание контактов с поставщиками

Закупщики регулярно, зачастую ежедневно, общаются с поставщиками одежды. Байер может тратить больше времени на переговоры с представителем компании-производителя, которым обычно является специалист из отдела дизайна или продаж, чем с другим байером из своего офиса. Следовательно, очень важно наладить с поставщиками хорошие рабочие отношения, поскольку атмосфера понимания, взаимопомощи и доверия пойдет на пользу обеим сторонам. Все байеры, с которыми мы беседовали в процессе написания этой книги, подчеркивали, что данный аспект является главным фактором успешной закупки ассортимента. Иногда байеры считают себя выше поставщиков по положению в иерархии, так как именно они принимают окончательное решение, а значит, обладают большей властью. Но такой подход может оказаться губительным для успеха закупочного процесса, поскольку при слишком авторитарном поведении байера поставщик утратит всякое желание предлагать ему новые оригинальные идеи и решения. Необходимо помнить о том, что ретейлеры и производители преследуют одну цель — продать как можно больше предметов гардероба, а сделать это они могут только в том случае, если ассортимент будет удовлетворять требованиям потребителей. Для эффективного общения байер и поставщик должны завязать отношения, основанные на честности, надежности и уважении. Закупщики смогут рассчитывать на своевременное получение образцов и калькуляций от производителя только в том случае, если они также будут быстро и профессионально реагировать на звонки и электронные письма своих поставщиков. Существует множество задач, для осуществления которых байеры должны держать связь с поставщиками в течение всего цикла закупок, — это отбор, заказ и доставка одежды, а также участие в процессе разработки новых продуктов в случае, если ретейлер продает товары под собственной торговой маркой.
Переговоры

Одной из основных составляющих работы байера с поставщиками является ведение с ними переговоров по поводу цен и сроков поставок, а потому многие крупные ретейлеры предлагают своим специалистам по закупкам пройти курсы обучения переговорным навыкам. Руководитель службы сбыта компании-производителя или главный дизайнер предлагают на рассмотрение себестоимость изделия определенной модели, которая основана на результатах калькуляции себестоимости товара, осуществленного на фабрике. Подобные расчеты могут быть представлены как в устной (во время личной встречи), так и в письменной форме. Байер вычисляет цену, по которой нужно продать эту модель в магазине, для того чтобы получить необходимую ретейлеру наценку, то есть разницу между ценой производителя и розничной ценой. Для определения розничной отпускной цены ретейлеры брендовых товаров обычно умножают себестоимость на 2,5, а те, которые продают товары под собственной торговой маркой, — на 3, что в Великобритании включает налог на добавленную стоимость (НДС). Может показаться, что такая наценка приносит ретейлерам невероятную прибыль, однако их доля от отпускной цены и должна быть довольно существенной, для того чтобы покрыть все накладные расходы — плату за аренду магазина, коммунальные услуги, зарплату продавцов, затраты на содержание головного офиса, включая зарплату байера, — и, если получится, обеспечить чистую прибыль компании.

Основываясь на предыдущем опыте, байер должен выяснить, сколько потребитель рассчитывает заплатить за конкретный предмет одежды и исходя из этого вычислить оптимальную цену, которую ретейлер готов предложить поставщикам. Подход поставщика к расчету цены иной, поскольку сперва он определяет, во сколько ему обойдется производство данного предмета одежды. Кроме того, опытный продавец способен представить, сколько закупщик рассчитывает ему заплатить. Совершенно очевидно, что байер хочет приобрести продукцию по минимальной цене, а поставщик — продать товар как можно дороже, поскольку и тот, и другой заботятся о прибыли своих компаний. Однако обе стороны должны подходить к делу трезво и не забывать о здравом смысле, чтобы предлагаемые ими условия оставались обоснованными. Даже если байер не сможет обеспечить ретейлеру намеченную торговую наценку, менеджеру по закупкам, вероятно, придется согласиться на покупку данной модели по предложенной цене, так как иначе она просто выпадет из ассортимента.
Налаживание и поддержание контактов с подразделениями внутри компании

В розничных сетях мерчандайзинг и закупки неизменно носят централизованный характер, поскольку именно за счет этого достигается эффект масштаба и более высокая прибыль. Среди британских fashion-ретейлеров самым популярным местом для размещения головного офиса является Лондон, хотя некоторые крупные сети розничных магазинов и большинство компаний, торгующих по каталогам, базируются на севере Англии, в центральных графствах и в Шотландии. Байеры поддерживают регулярную связь со своими коллегами из других отделов фирмы, потому что успешная разработка и продажа модного ассортимента — это результат работы группы людей, требующий активного участия многих специалистов. Несмотря на то что байеры зачастую находятся рядом с другими членами команды закупок и активно с ними взаимодействуют, все же они гораздо больше времени проводят, контактируя с другими внутренними отделами, как показано на рисунке 1. Эта схема не универсальна, и в каждой компании имеются свои особенности, поскольку далеко не у всех ретейлеров есть собственные команды дизайнеров, технологов по тканям или отдел упаковки. Однако закупки считаются важнейшей функцией головного офиса, поскольку именно байер принимает ключевые решения относительно продукции, которую реализует фирма, а следовательно, его работа предполагает тесное общение с большинством отделов компании-ретейлера. С такими ключевыми подразделениями, как отделы мерчандайзинга или контроля качества, байер может поддерживать регулярные контакты ежедневно или хотя бы раз в неделю, тогда как с другими, например с отделом маркетинга, — гораздо реже.

Fashion байер
Рисунок 1. Связь байеров с подразделениями внутри компании
Команда закупок

Байер должен тесно сотрудничать с остальными членами команды, поскольку закупаемые ими ассортименты продукции реализуются в одних и тех же магазинах, и вполне вероятно, что покупатели будут приобретать одежду из нескольких линий и комбинировать ее. Поэтому байеры, имеющие разную товарную специализацию, должны регулярно контактировать, помогать своим коллегам и держать их в курсе новых тенденций, представленных в ассортименте. Большинство закупочных групп регулярно, к примеру, раз в неделю, проводят собрания под руководством менеджера по закупкам. Некоторые байеры предпочитают чаще встречаться в неформальной обстановке, для того чтобы сообщить друг другу свежую информацию об ассортименте, обменяться мнениями и посоветоваться. Если байер сталкивается с проблемой качества одной из моделей в своей линии, но при этом не хочет отказываться от данной продукции, то мнение более опытного коллеги может помочь ему принять правильное решение. Как правило, байеры вместе ездят в командировки и потому имеют возможность советоваться друг с другом по поводу приобретаемого ими ассортимента. Закупщикам, специализирующимся на взаимосвязанных товарах (например блузки и костюмы), следует контактировать еще чаще, чтобы удостовериться, что их продукция хорошо сочетается. Иногда байеру может потребоваться консультация коллег из другого подразделения компании. Например, специалист по закупкам женской повседневной одежды, желающий найти поставщика на определенный вид ткани, может нуждаться в совете байера, занимающегося приобретением мужского повседневного ассортимента для магазина, который принадлежит той же розничной сети.
Отдел мерчандайзинга

Если байеру для закупки продукции необходимо коммерческое чутье, то мерчандайзеру требуется коммерческая смекалка, для того чтобы заставить ассортимент эффективно работать. Эти специалисты очень тесно общаются, и именно на них возложена ответственность за определение финансовых параметров. Это значит, что мерчандайзеры устанавливают рамки бюджета закупок, определяют число товарных категорий и количество линий в ассортименте. Они предоставляют байерам закупочный список товаров, в котором определены цены (минимальные, средние или высокие) и сроки, в течение которых они должны появиться в магазине. Ник Аткинсон, мерчандайзер по мужским аксессуарам в компании River Island, поясняет, в чем заключается его работа:

«Я сижу рядом с байером и остальными членами команды и при этом тесно сотрудничаю с ассистентом мерчандайзера, специалистом по распределению продукции в магазины и его руководителем. В мои обязанности входит минимизация риска, максимизация потенциала и планирование сбалансированного ассортимента. У нас есть целевая установка относительно того, какова должна быть прибыль за сезон и какую величину скидок мы можем себе позволить. Мерчандайзеру необходимы хорошие навыки работы на компьютере, а также, поскольку его деятельность тесно связана с вычислениями и требует постоянного анализа ситуации, важнейшим качеством для него является умение свободно обращаться с цифрами и видеть в них нужную информацию. Кроме того, большое значение имеет постоянная коммуникация между отделами дизайна, закупок и мерчандайзинга».

Мерчандайзеры зачастую играют основную роль на ключевых совещаниях и в различных процессах, связанных с циклом закупок. Они консультируют байеров по поводу планируемых торговых наценок на продукцию, которые для некоторых моделей могут различаться в зависимости от страны производства, гибкости поставщика и времени выполнения им заказа, а также информируют их относительно баланса наценок по всему ассортименту. Если продукт имеет меньшую наценку, чем было запланировано, он все равно может быть утвержден для закупки в том случае, если разницу можно компенсировать с помощью других товаров этого ассортимента, имеющих более высокую наценку. Это называется «примирением» наценок, и обычно вполне допустимо, если средняя наценка всего ассортимента равняется запланированной или превышает ее. Мерчандайзеры часто общаются с байерами и поставщиками с целью первоначального или повторного размещения заказов. Эти контакты выражаются в так называемом отслеживании успеха, то есть оценке уровня успеха каждой модели в ассортименте. Закупщики контролируют большую часть этапа разработки продукта, а мерчандайзеры принимают эстафету на стадии производства. Байеры и мерчандайзеры могут также проводить совещания совместно с поставщиками, причем это практикуется как в Великобритании, так и в других странах.

В одних розничных компаниях вместо отдела мерчандайзинга работает команда по управлению запасами, выполняющая схожие, но более узкие функции. В других переговорами об объеме продукции, поставляемой ретейлеру для данного сезона, занимаются мерчандайзеры, а не байеры. В обязанности мерчандайзера также могут входить контакты с персоналом магазинов, складирование и дистрибуция товаров. В некоторых компаниях существует специальная команда — ее членов часто называют менеджерами по распределению продукции в магазины, оптимизаторами или мерчандайзерами магазинов, — которая отвечает за координацию поставок товаров со складов в магазины. Роль мерчандайзера также заключается в отслеживании хода продаж, которое он осуществляет, как правило, исходя из еженедельного отчета о продажах. Большинство модных магазинов оборудовано системами электронных контрольно-кассовых аппаратов, которые моментально передают информацию в центральную базу данных всякий раз, когда имеет место факт покупки товара, что позволяет мерчандайзерам каждый день видеть обновленные данные об объеме продаж. На основании поступивших сведений мерчандайзеры повторно заказывают у производителей те линии, которые раскупаются лучше остальных, и снижают цены на продукцию, которая плохо распродается. Таким образом, мерчандайзеры отвечают за своевременную поставку в магазин отобранного и сформированного байером ассортимента товаров в нужном количестве и в правильном соотношении размеров.
Отдел дизайна

Большинство ретейлеров не имеют корпоративных дизайнеров, а потому оставляют данную функцию байерам, которые осуществляют ее вместе с дизайнерскими отделами компаний-производителей одежды. Однако некоторые крупные британские сети универмагов имеют штатных дизайнеров, которые при создании нового ассортимента тесно взаимодействуют с байерами. Отдел дизайна компании-ретейлера отвечает за выявление подходящих для ее магазинов модных тенденций сезона и как правило составляет тренд-борды2, палитры цвета, а также разрабатывает силуэты моделей одежды, которыми руководствуются закупщики и производители, поставляющие товар ретейлеру. Такой подход обеспечивает единую направленность всего ассортимента продукции, а те розничные сети, которые работают по этому принципу, такие как Oasis, Next и Warehouse, обладают яркой индивидуальностью благодаря цельным коллекциям с четкой ориентацией. Байеры инструктируют дизайнеров, работающих над соответствующей товарной категорией, заказывая им, например, вариант модели черных брюк, которые были популярны в прошлом сезоне, или совершенно новую модель топа, чтобы осовременить ассортимент. Дизайнеры обычно находятся в здании головного офиса, а руководит ими менеджер по дизайну. Такое локальное размещение специалистов дает им возможность более эффективно пользоваться имеющимися ресурсами и оборудованием — компьютерами, журналами и материалами по искусству.
Отдел контроля качества/технологий производства одежды

Одно из наиболее популярных названий должности специалиста, отвечающего за технические аспекты ассортимента одежды и ее качество, — инспектор по качеству, так как его задача состоит в том, чтобы обеспечивать соответствие выбранной байером продукции стандартам ретейлера. Инспекторы по качеству есть в штате большинства розничных fashion-компаний. Они работают в головном офисе и, как и байеры, несут ответственность за конкретные товарные направления, такие как, например, женская одежда для отдыха или нижнее белье. Иногда области товарной специализации байера и инспектора по качеству совпадают, но зачастую последний отвечает за более широкий диапазон продукции, а потому работает с двумя и более закупщиками. Наиболее тесно специалисты по контролю качества и байеры сотрудничают во время примерочных сессий, которые проводятся еженедельно в ключевые периоды сезона. Байер отвечает за окончательное определение эстетических параметров кроя и силуэта изделия, например за длину и пропорции юбки, а инспектор по качеству составляет комментарий по его технологическим аспектам, включая методы производства и баланс моделей. Как правило, во время примерочных сессий инспектор по качеству фиксирует данные как по эстетическим, так и по технологическим характеристикам представленных моделей и отправляет эту информацию производителю. Когда окончательно утверждается крой изделия, он обычно берет на себя контроль над производством, доставкой и упаковкой продукта, прибегая к помощи байера только в крайнем случае, если необходимо разрешить какие-либо проблемы. Инспектор также несет ответственность за соответствие производимой одежды британским стандартам качества, правилам безопасности и законодательству. Данные специалисты должны обладать глубокими знаниями технологий, которые они могут получить на практике, работая на производстве, или в университете, обучаясь по специальности «Мода» с какой-либо технической специализацией, а также используя свои коммуникативные и организаторские навыки.
Отдел технологий производства тканей

Только очень крупные ретейлеры, такие как Marks and Spencer, могут позволить себе иметь в штате технологов по тканям. В большинстве других магазинов проверка тканей входит в обязанности отдела контроля качества. Совместно со специалистами отдела закупок технологи по тканям занимаются разработкой материалов, размещают заказы на их изготовление у поставщиков, а также отвечают за соответствие тканей, идущих в производство, стандартам качества, установленным ретейлером. Как правило, технологи имеют специальное образование в области текстильных технологий. Некоторые розничные компании могут позволить себе собственные лаборатории, в которых технологи по тканям проводят тестирование материалов из предоставленных образцов или тканей, используемых в массовом производстве, но подобное встречается крайне редко, так как закупка необходимого оборудования и предоставление соответствующих помещений обходится предприятию очень дорого. Тестирование тканей для изготовителей одежды массового потребления в основном выполняется специализированными компаниями, которые официально авторизованы отделом технологии производства тканей или отделом контроля качества компании-ретейлера. Такие испытания, как правило, являются платными.

Иногда поставщики одежды располагают собственными лабораториями, имеющими разрешение проверять материалы на соответствие стандартам ретейлера. Для больших компаний это может оказаться даже более выгодным, чем отправлять каждую новую ткань на анализ в независимый исследовательский центр. Технологи по тканям, работающие на ретейлера, проверяют, чтобы весь материал, идущий в производство, соответствовал его требованиям. Кроме того, в их обязанности может входить и создание подобных стандартов. Если выясняется, что готовая к отправке в производство ткань не совсем соответствует необходимым требованиям, технолог по тканям должен проконсультироваться с байером, поскольку отказ от ее использования может привести к задержке поставки на несколько недель, а в ассортименте образуется пробел. Специалисту по закупкам принять решение по этому вопросу нелегко. Он может, например, предпочесть рискнуть и пойти на увеличение количества возвратов одежды из-за невысокого качества ткани, чем упустить потенциальную прибыль. Один из способов снижения подобного риска состоит в том, чтобы изготовить из такого материала некоторое количество моделей и попросить нескольких добровольцев поносить их в течение определенного времени (так называемая проба на носкость), чтобы выявить, насколько серьезны дефекты.
Другие отделы

Байер, как правило, проводит регулярные собрания с представителями отделов мерчандайзинга, контроля качества и дизайна. С другими подразделениями компании команда закупок поддерживает менее тесные отношения, а с некоторыми связывается не чаще раза за сезон. Большинство байеров сотрудничают с отделом маркетинга или PR, принимая участие в продвижении ассортимента на рынок. Изделия, которые появляются на страницах журналов, нередко являются образцами, разработанными еще до того, как модель попадает в массовое производство. Именно байер должен заказать эти образцы у поставщика. Планируя бюджет, специалист по закупкам должен сотрудничать с финансовым отделом, чтобы гарантировать наличие необходимых сумм и проверить курсы обмена валют, если товары закупаются за рубежом. Некоторые крупные ретейлеры имеют специализированные отделы, занимающиеся организацией импорта продукции, которые связываются с байером в случае возникновения каких-либо проблем, например, если при прохождении таможни задерживается очередная поставка. Ретейлеры иногда имеют собственный юридический отдел или обращаются за консультациями в независимую юридическую фирму, к услугам которой может прибегать и байер, если, например, оказывается, что конкурирующий магазин продает копии изделий, входящих в ассортимент ретейлера. Байеру также следует поддерживать хорошие отношения со вспомогательным персоналом головного офиса, включая служащих приемной, администраторов и обслуживающий персонал в буфете, которые заслуживают не меньшего уважения, чем все остальные сотрудники, ибо в их силах помочь байеру сделать так, чтобы его работа шла гладко, а он не выбивался из графика. Кроме того, в связи с проведением презентаций нового ассортимента у байера может возникнуть необходимость во встречах с сотрудниками компании, работающими непосредственно в магазинах. У некоторых ретейлеров есть собственные филиалы в других странах, служащие для сохранения связей с местными поставщиками одежды, и байеры, ответственные за изготавливаемые за рубежом линии, как правило, должны поддерживать постоянный контакт с персоналом этих иностранных отделений.
Управленческие навыки

Большинство байеров имеют определенные обязанности по управлению младшим персоналом — стажерами или ассистентами и администраторами по закупкам. Некоторые компании специально обучают своих байеров, чтобы подготовить их к роли руководителей, однако эта практика не получила широкого распространения. Специалисты по закупкам продвигаются по служебной лестнице благодаря своей способности закупать ассортимент, пользующийся успехом и приносящий прибыль, но это не значит, что они автоматически овладевают навыками управления другими людьми. Если компания не предлагает пройти специальный курс обучения, байер может получить необходимые знания самостоятельно. Существует множество книг по менеджменту, способных вооружить нужными сведениями относительно быстро и без особых усилий. Байер также может инициировать неофициальный курс собственного обучения, организуя встречи с более опытными коллегами, имеющими свои наработки и методы в области управления командой. Проведение собеседований с претендентами на место ассистента байера также входит в обязанности последнего и требует от него навыков эффективного планирования и подготовки.

Байер может воспользоваться собственным опытом, мысленно вернуться в то время, когда он сам занимал место ассистента или стажера, и вспомнить, как с ним обращался его руководитель. Это позволит увидеть себя с точки зрения подчиненных и поможет в общении с ними оставаться профессионалом и оказывать им всяческую поддержку, как они того и ожидают. Одна из наиболее частых проблем, с которыми сталкиваются ассистенты специалистов по закупкам, состоит в том, что их руководитель недостаточно четко и ясно объясняет поставленные перед ними задачи. Это происходит из-за того, что байер переоценивает компетентность новичка, а время на объяснение ограничено. Байер должен быть открыт для общения и готов ответить на любые вопросы своего помощника, а также следить за тем, чтобы в его распоряжении всегда оставалось достаточно времени на подробный инструктаж. Хотя в напряженной работе отдела закупок нелегко найти даже минуту на объяснения, делать это совершенно необходимо, ибо в противном случае ассистенты могут допустить ошибки, ответственность за которые ляжет на байера. Хорошо информированный помощник с высокой мотивацией может сэкономить начальнику время и силы, помогая ему делать работу быстро и легко. И наоборот, деморализованный из-за отсутствия необходимых сведений ассистент быстро теряет стимул и действует все менее и менее продуктивно, а в итоге может просто уволиться, вследствие чего байеру придется снова заниматься дорогостоящим и отнимающим немало времени процессом поиска помощника. Если ассистент байера сталкивается с подобными трудностями, ему стоит обратиться напрямую к своему руководителю и настойчиво, но вежливо объяснить, что ему требуется дополнительная информация, кратко изложив при этом в качестве доказательства конкретную проблемную ситуацию, которой он мог бы избежать, если бы имел в наличии больше данных. Байер может даже не подозревать о существовании подобной проблемы, настоящий профессионал будет только рад ответить на все вопросы и оказать помощь. Если же ответная реакция руководителя не совсем адекватна, а неграмотный инструктаж продолжает приводить к появлению ошибок в работе, ответственность за которые возлагается на ассистента, последнему, вероятно, придется либо обсудить сложившуюся ситуацию с кем-нибудь из отдела кадров или с непосредственным начальником своего байера, либо попросить перевод в другое товарное направление. Отношение специалиста по закупкам ко всем коллегам вне зависимости от их положения в компании должно оставаться на высоком профессиональном уровне. Ему не следует забывать о том, что рано или поздно большинство ассистентов занимают более высокие должности. При переходе на место менеджера по закупкам байер может столкнуться с непростой проблемой: как делегировать все практические аспекты процесса закупок другим байерам и позволить им нести ответственность за большую часть решений, связанных с продукцией.

Помимо руководства персоналом байер отвечает за управление ассортиментом одежды, бюджетом, ресурсами (включая помещения в отделе закупок) и временем. Для эффективного осуществления этих функций необходимо уметь общаться с самыми разными людьми. Байеру важны регулярные встречи с сотрудниками своего отдела, а еженедельные собрания с ассистентами и стажерами, как правило, являются эффективным способом выполнения этой задачи. В идеале подобное совещание, которое необходимо проводить в одно и то же время, должно длиться 1-2 часа, при этом организовывать его нужно в отдельном помещении, где никто не сможет помешать работе команды. (Помните, что если вы прервете собрание в количестве четырех участников на полчаса, для того чтобы ответить на телефонный звонок, то в общей сложности зря потратите два часа потенциального рабочего времени своей команды.) Необходимо составить повестку дня и придерживаться ее, но при этом не лишать других членов команды возможности выносить на обсуждение важные вопросы. Если есть проблема, которую нужно подробно обсудить только с одним из ассистентов, лучше поговорить с ним по этому поводу после собрания, чтобы не тратить время всей группы. На обсуждение обязательно следует вынести такие ключевые моменты, как анализ событий и заданий, имевших место на прошлой неделе, а также постановку задач, запланированных на следующую. Необходимо определить конкретные действия, которые должны быть предприняты, и закрепить за каждым членом команды выполнение определенной функции. Нужно дать почувствовать всем, что они имеют возможность обсуждать любые трудности, мешающие их работе, а специалист по закупкам должен принимать меры к разрешению этих проблем, а не осуждать команду за пессимистический настрой. Таким образом, если байер готов выслушать коллег и соответственно отреагировать, их жалобы могут привести к положительным результатам. Не менее важно включать в повестку дня некоторые позитивные моменты, например высокие объемы продаж и личные успехи сотрудников. Мы слишком часто игнорируем успехи и концентрируем свое внимание на проблемах, а ведь достижения стоят того, чтобы их отпраздновать и таким образом поддержать и поднять боевой дух команды. Следует оставить в расписании свободное время непосредственно после запланированного окончания собрания, поскольку из-за обсуждения возникающих по ходу вопросов совещания иногда длятся дольше.

Одного собрания в неделю вряд ли будет достаточно для разрешения всех проблем, которые возникли в течение недели. Байеру приходится связываться с членами своей команды по крайней мере ежедневно. Он должен следить за тем, чтобы его ассистенты не боялись задавать вопросы, когда это необходимо. Ему также следует отвести некоторое время на планирование и организацию работы своего отдела, и в такие часы он может попросить команду не беспокоить его без крайней необходимости. Если байер обнаруживает ошибку в действиях одного из ассистентов, он должен обсудить ее наедине с виновником проблемы и сделать это как можно раньше, чтобы не усугублять ситуацию. Это может оказаться не таким уж простым делом, поскольку большинство офисов, где размещается отдел закупок, представляют собой единое открытое пространство. Однако в подобной ситуации нужно найти компромиссное решение и провести такой разговор в тот момент, когда в офисе присутствует меньше людей, чем обычно, или заказать комнату для совещаний. Байер должен поставить перед ассистентом четкие достижимые цели, чтобы тот смог исправить положение в течение определенного периода времени. По истечении этого срока байеру следует оценить работу помощника и либо похвалить его, если ситуация значительно улучшилась, либо изменить задачу. Порой специалист по закупкам сам может решить возникший вопрос, когда источник ошибки выявлен и имеет непосредственное отношение к работе, либо оказать моральную поддержку, если причина кроется в личных проблемах ассистента. Время от времени байеры могут слышать жалобы на работу своей группы от представителей других отделов головного офиса компании. В такой ситуации они должны рассмотреть поступившие сведения вместе с командой и в случае необходимости пригласить того, кто предъявлял к ним претензии, на собрание и открыто обсудить проблему.

Все рассмотренные выше методы отлично действуют в идеальной ситуации, но не следует забывать о том, что байер вынужден работать под колоссальным давлением, в условиях острейшего дефицита времени. Не всегда удается одинаково хорошо справляться с вопросами, связанными как с управлением закупками, так и с менеджментом в сфере персонала, но если начальник проявляет неподдельный интерес к деятельности своих подчиненных и по достоинству оценивает их вклад в работу, он имеет все шансы стать успешным руководителем. Управленческие навыки, так же как и опыт в области закупок, приобретаются со временем, им необходимо учиться, и тогда они станут такими же естественными, как умение выбирать и закупать ассортимент одежды.
Основные положения

Функция байера состоит в формировании ассортимента продукции для того рынка, на котором работает ретейлер. Для ее осуществления необходимо:

  • поддерживать постоянную связь с поставщиками как в своей стране, так и за рубежом;
  • поддерживать постоянные контакты с различными отделами компании, включая других байеров, мерчандайзеров и инспекторов по качеству;
  • управлять младшими сотрудниками своего отдела.

Для выполнения этих задач байер должен обладать следующими качествами:

  • стойкостью характера;
  • любовью к своему делу и высокой мотивацией;
  • знанием продукции;
  • креативностью.

1 От англ. select — «выбирать». — Прим. переводчика.

2 От англ. trend board — коллаж, содержащий вырезки из книг или журналов, ключевые слова или фразы, образцы тканей, подборку музыки и другие сенсорные элементы, которые отображают стилистику и эмоциональный настрой концепции будущей коллекции, а также представляют зрителю идею относительно ее дизайнерского направления. — Прим. редактора.

Похожие новости: