Участие в специализированных выставках — удачный маркетинговый ход для производителей товаров и услуг. Это дает возможность установить прямые контакты с непосредственным потребителем продукции, завязать перспективные партнерские отношения. Профессионально-организованная работа экспозиции на выставке не только полностью окупит затраты, но и, несомненно, принесет прибыль в дальнейшем!
Развитие промышленности в России положительно сказалось на рынке выставочных услуг. Так, за последние годы прирост выставочных площадей составляет 15 — 18% ежегодно. Это означает, что спрос на выставки растет и, соответственно, влияет на стоимость участия в них.
Чтобы извлечь максимальную пользу из участия в выставке, необходимо ясно и четко представлять себе все расходы:
- аренда площади;
- регистрационный взнос;
- строительство/заказ и сборка стендов;
- доставка оборудования;
- PR-кампания (пресса, телевидение, баннеры и т.д.);
- рекламная печатная продукция (каталоги, буклеты, брошюры, приглашения);
- бизнес-сувениры;
- коммунальные услуги;
- дополнительные расходы (охрана, уборка, питание ,угощение клиентов);
- использование дополнительной рабочей силы;
- непредвиденные расходы.
Аренда.
Организаторы выставок предлагают как необорудованные, так и оборудованные площади. Один квадратный метр необорудованной площади оценивается в сумму от 5 400 руб. до14 400 руб., а оборудованной — от 6 300 руб. до 15 550 руб.
Необходимо учесть, что подача заявки до оговоренного организаторами выставки срока может:
- снизить стоимость аренды до 15% за необорудованную площадь и на 18% — за оборудованную;
- дать возможность участникам арендовать площадь для своей экспозиции гораздо большего размера за те же деньги, чем при подаче заявки после установленного срока (разница может достигать 25-28%).
Предоплата. Зная условия предоплаты, экспоненты могут тщательнее планировать расход денежных средств. После подачи заявки на участие в выставке экспонент должен внести до 50% от арендной платы. За 3 месяца до начала выставки вносится оставшаяся часть. Некоторые организаторы требуют внесение «промежуточной» платы (20 — 30 % от суммы). Возможны варианты: 50% — после подачи заявки, а оставшиеся 50% — за 3 месяца до открытия; 25% — после подачи заявки, 25% — за полгода до открытия выставки и 50% — за 3 месяца до открытия.
Регистрационный взнос.
Организаторы выставки предлагают экспонентам внести регистрационный взнос, который является гарантом участия заявителей в выставке. В случае отказа экспонентом от участия в выставке регистрационный взнос не возвращается. Его сумма колеблется от 7 500 руб. до 23 500 руб.
Стенды для экспозиций.
Тип и расположение стендов.
Безусловно, расположение стендов значительно влияет на их посещаемость. Учитывая это, большинство организаторов выставок взимают дополнительную плату за наиболее удобное местоположение стендов и их вид: угловой стенд — от 250 руб. до 900руб.; полуостров — 350 руб. — 1 350 руб.; остров — 450 руб. — 1 800руб.; двухэтажный — 1 350 руб. — 2 300 руб. Некоторые организаторы жестко фиксируют размеры стендов, например: от 24 кв.м — угловой, до 48 кв.м — остров.
Строительство стенда.
Здесь необходимо просчитать, что будет выгоднее — заказать обустройство экспозиции организаторам выставки или самому найти компании, специализирующиеся на изготовлении выставочного оборудования. Обычно дешевле обходится заказ оборудования у организаторов выставки: от 700 руб. — до 1 150 руб. за квадратный метр, а минимальные размеры возводимых стендов могут варьироваться от 4 до 18 кв.метров. Стенды, заказанные в компаниях, изготавливающих выставочное оборудование, могут стоить от 135 000 руб. за 6 кв. м. до 350 000руб. за 12кв.м; тубусы — от 9 000руб. до 270 000руб.
PR-кампания.
Одна из самых важных статей расхода на участие в выставке — расходы на рекламу. Безусловно, их можно сделать минимальными, но экономить на этих расходах строго не рекомендуется! Реклама — самая важная составляющая экспозиции. Сюда включаются: печатная реклама (информационные брошюры, буклеты, каталоги) (от 500 до 1500 штук, от 26 000 руб. до 90 000 руб.), реклама в прессе (от 2 000 руб. до 10 000 руб.), наглядная реклама (баннеры с логотипом компании (3 000 руб. — 5 000 руб.), флажки, воздушные шары, видеоролики), пригласительные билеты на выставку (для партнеров, потенциальных клиентов)(от 1 000 руб. до 4 000 руб.), бизнес — сувениры (блокноты, ручки, календарики с символикой компании). Стоимость рекламной продукции будет зависеть от стоимости полиграфических услуг (ориентировочно — от 5 000 до 150 000).
Транспортные расходы.
Они могут включать доставку и установку мебели, оборудования, доставку сотрудников и VIP-персон (от 2 700 до 4 500 руб.).
Коммунальные услуги.
Сюда включены стоимость света, воды, канализации, установка телефона, телевизора и т.д.
Дополнительные услуги.
Это необязательные, но чаще необходимые услуги: охрана (от 150 руб. в час), доставка и установка мебели, уборка (от 50 руб. за 1 кв.м за все время выставки).
Привлечение дополнительной рабочей силы.
Возможно, для работы экспозиции понадобятся дополнительные работники: промоутеры (оплата труда — от 90 руб./час), организация промо-акций для привлечения посетителей на выставку (от 5 000 руб. до 10 000 руб.). Работа высококвалифицированных специалистов оценится в несколько сот руб/час.
Прочие расходы.
Это монтаж экспозиций (от 1 000 — 2 000 рублей), демонтаж экспозиций (от 1 000руб. до 2 000 руб.), прайс-листы (до 3 000руб.), бейджики для сотрудников (от 1500 до 3000 руб.), канц. товары (стоимость от 2 000 до 10 000руб.), посуда, средства гигиены, стол и стулья для проведения переговоров, аксессуары (растения и другое), аренда компьютерной техники.
Существуют варианты сокращения статьи расходов на участие в выставке:
- аренда открытых выставочных площадей. Её стоимость зависит от престижности выставки и, собственно, от самого места. Составляет 1 800руб. (кв.м) — 5 300 руб.(кв.м). Если арендуется открытая выставочная площадь — нужно очень внимательно подойти к выбору оборудования и рекламе, чтобы, сэкономив на аренде, не проиграть в эффективности воздействия на посетителей.
- взятие в субаренду небольшого участка экспозиции других участников, если тематики экспозиций близки или совпадают (это может стоить от 900 до 1 500 руб. за кв.м).
- участие в выставке заочно. Компания может быть представлена баннером, видеороликом, рекламными буклетами, информационными объявлениями по радио. Стоимость такой услуги зависит от способа подачи информации об экспоненте (стоимость от 8 000 до 20 500 руб.).
- заказать стенд по умеренной цене;
- арендовать площадь с обратной стороны центрального прохода (у центрального прохода — самая высокая «проходимость»)
- заказать стенды квадратной формы (самая экономичная форма);
- участвовать в выставке опосредованно — раздавать приглашения на презентацию в вашей фирме, вручать рекламные буклеты или визитки с бизнес — сувенирами (ручками, блокнотами ит.д.).
Категорически нельзя экономить на полиграфии и на выставочном оборудовании. Необходимо внимательно отнестись к подготовке ваших представителей на выставке: во многом от них зависит успех вашей экспозиции.