Так уж устроен наш мир, что всегда, что то должно случится впервые. Предположим, что Вы, доселе не имеющий никакого отношения к организации чего бы то ни было, за исключением вызова Деда Мороза собственному ребенку на Новый Год, столкнулись с такой ситуацией. «Опля, вот так сюрприз приготовило мне руководство, поставив в известность о этом безрадостном факте, практически в последний момент?» -думаете Вы чеша в затылке. Что делать, куда бежать, истерия в Вашей голове нарастает с каждой минутой, ведь никому не хочется терять работу, из-за какого то мероприятия, организация которого Вам «подфартило» так некстати.
Что делать? Прежде всего выдохнуть и по-возможности успокоится хотя бы на пару минут. Получилось? Нет? Ладно, выхода другого нет, все равно идем дальше. Если Вас это хоть немного успокоит, то на организацию подобного серьезного корпоративного мероприятия, руководство не будет назначать человека, будучи не уверенным в его способностях и деловой хватке. Любой здравомыслящий руководитель, отдает себе отчет, что назначает ответственным за мероприятие человека не имеющего опыт в организации подобных мероприятий и морально готов к некоторым неточностям и сбоям. Так что Ваша задача, не наделать непоправимых «косяков».
Куда бежать? Прежде всего к компьютеру или папке с формами от организаторов выставки. Если таковой не имеется или прежний менеджер занимавшийся до Вас выставкой не оставил ее либо сотрудники в офисе, куда то положили и найти ее не представляется возможным, идите на сайт организаторов выставки, там всегда вывешена вся документация по мероприятию. Скопируйте ее себе в компьютер в отдельную папку, озаглавьте ее например так: «Формы от организаторов», помимо электронного варианта Вам понадобится собрать всю документацию в отдельную папку-скоросшиватель, ее Вы потом возьмете с собой на выставку и не однократно будете к ней обращаться. Лучший совет, какой только можно дать человеку, занимающемуся впервые организацией участия компании в выставке, это максимально структурировать получаемую информацию. Ваша задача, до такой степени структурировать информацию, что бы Вы имели возможность найти любой документ или разрешение в течении максимум 1 минуты. Ведь при дедлайне заезда-выезда или непосредственно во время работы выставки у Вас может сложиться ситуация, когда возникающие, как на зло, в одно и то же время мелкие и не очень проблемы, все требующие немедленного разрешения могут во-первых показаться Вам не решаемыми, во-вторых испортить немало нервных клеток, а нервы очень ценная вещь и она Вам еще понадобится. После изучения всей документации, позвоните организаторам выставки и уточните, какие формы уже были заполнены и высланы им и какие требуется заполнить, все ли проплаты прошли.
Непосредственно о выставочных площадях. Какие они бывают и с чем их едят? Выставочная площадь, бывает застроенная (это, когда организаторы предоставляют Вам готовый стандартный стенд) и не застроенная (когда, Вы имея корпоративный стенд, о создании вышеозначенных говорить не будем, это отдельная история изобилующая своими подробностями, нанимая монтажников или пользуясь ресурсами своей компании, строите его сами). Предположим Вам повезло, у вас застроенная площадь и не придется заниматься оформлением разрешений на ввоз, растаможку, противопожарную безопасность, доставку стенда, наем монтажников для его строительства и т.п. Итак, что необходимо дальше?
После решения все организационных вопросов по документации и уборке стенда, Вам необходимо выяснить какие рекламные материалы компания везет с собой на выставку (каталоги, прайс-листы, буклеты по продуктам, листовки, пакеты и т.п.). Составьте список оного, запишите количество, все это запаковываем в коробки, обязательно подписываем их и номеруем, у вас будет возможность отследить что приехало на выставку, а что случайно осталось в офисе и быстро решить возникшую проблему. Помимо рекламных материалов Вам понадобятся следующие вещи: корпоративные бейджи (должны же ваших сотрудников работающих на стенде, как то опознавать посетители), если есть корпоративные шнурки-галстуки и т.п. возьмите и их, ручки, анкеты посетителя стенда (составьте небольшой опросник заранее и распечатайте их с запасом), бумага, клей, степлеры (они Вам понадобятся, что бы прикреплять визитные карточки к анкетам посетителя стенда, ведь при большом наплыве посетителей, чем быстрее Вы запишите их контактные данные, тем лучше, работая на стенде попросите сотрудников складывать заполненные анкеты в отдельную коробку, подпишите ее, это сама ценная вещь после окончания выставки!), скрепки, кнопки, прозрачный скотч (он как показывает практика Вас выручит неоднократно), ножницы, канцелярские ножи, маркеры, корпоративные подарки и сувениры. Все, все без исключения записываем в список вещей, которые берем на выставку. Кроме рекламно-печатной продукции Вам наверняка понадобятся, кое-что из напитков и закусок, уточните этот вопрос с руководством и закупитесь всем необходимым … и не забудьте о одноразовой посуде и салфетках, они Вам понадобятся. Если есть возможность организуйте питание для сотрудников на выставке, Вы ведь там будете с раннего утра и до позднего вечера, а отлучаться на долго от выставочного стенда крайне нежелательно.
Документы для заезда и участия в выставке оформлены, коробки с материалами собраны и пронумерованы, что дальше? Так, а как отвозить то это все добро будем, ведь заезд на стенд происходит в очень короткий временной промежуток (см. формы организаторов)? Ваша задача выяснить будет груз доставляться автомобилем компании или придется нанимать ля этого перевозчика.
Несколько советов. Обязательно выпишите все телефонные номера всех контактных лиц задействованных с Вами в процессе участия в выставке на отдельный лист и подпишите, кто за что отвечает. Проинструктируйте сотрудников работающих на стенде, когда, где, во сколько начинается работа выставки, где что лежит на стенде. Контролируйте, что бы не было бардака на столах регистрации и мусора на стенде. Въезжая и выезжая с выставки, проверьте все по списку ввезенных вещей.
Запомнили? … Не бойтесь, в конце концов, не так страшен черт, как его малюют.
* Всего материалов на сайте:3,834