У вас назревает событие. Юбилей самого генерального из всех генеральных директоров фирмы, торжественная дата, связанная с бизнесом, приезд высокого начальства из столицы, визит иностранных коллег. Значит, надо действовать по проверенному и эффективному рецепту. Ничего особо сложного тут, как уверяют эксперты, нет: главное — знать, к кому обратиться.
Действие первое: Кто бы нам устроил шоу?
Итак, вам необходимо устроить не просто event-мероприятие, а event для самых что ни на есть важных гостей. Общий порядок действий будет не слишком отличаться от обычной подготовки любого такого события. Точно так же необходимо будет найти профессиональных исполнителей, обговорить и утвердить смету, четко структурировать схему взаимодействия фирмы и специалистов агентства. Составить список гостей, пригласить их заранее и обязательно постараться получить обратную связь. Четко пройти все этапы подготовки, провести мероприятие в полном соответствии с намеченным планом. Проследить, чтобы после праздника были организованы все необходимые действия.
На этом, самом первом, этапе существует очень распространенная ошибка, способная свести на нет весь будущий праздник. Считая, что на предприятии или в фирме работают достаточно подготовленные люди, у которых имеется неплохой опыт проведения корпоративных мероприятий, руководство фирмы, планируя VIP-праздник, полагает, что может справиться ‘своими силами’. Надо всего лишь найти ‘узких специалистов’, которые и сделают то, что не сумеют собственные сотрудники! Делать этого не следует ни в коем случае. Причин здесь несколько. ‘Во-первых, только привлекая именно агентство, а не отдельных исполнителей, можно получить комплекс услуг по подготовке и проведению мероприятия, — утверждает Анастасия Черноскутова, заместитель генерального директора агентства ‘АртМания’. — Только агентство, причем крупное и профессиональное, обладает достаточными ресурсами для того, чтобы воплотить в жизнь самую креативную идею, учесть пожелания клиента исходя из реальных возможностей. Контент, пожалуй, одно из ключевых ресурсных составляющих агентства, поскольку штат компании-организатора позволяет не просто сгенерировать идеи, но и грамотно поставить задачи и равномерно распределить функционал’. Но не забывайте, мы готовим не простую, а VIP-вечеринку. Значит, будут и нюансы.
Действие второе: Тендер среди волшебников?
Как определить, какое именно агентство привлекать к организации мероприятия? Ведь правильный выбор здесь — основная часть успеха всего праздника! Рынок игроков в данном сегменте бизнеса достаточно насыщен. Поэтому есть несколько моментов, которые надо обязательно учесть.
‘Выбирая event-агентство для организации VIP-торжества, следует очень внимательно изучить портфолио агентств, — считает Светлана Цыганкова, руководитель медиа-проекта Event-Forum (первого российского отраслевого портала работников индустрии праздников и специальных событий). — Если агентство не имеет в своем прошлом опыта проведения именно VIP-мероприятий, а занималось только обычными корпоративными праздниками (даже с привлечением звезд эстрады первой величины) или частными праздниками для клиентов экономкласса, есть вероятность, что с VIP-аудиторией такое агентство наломает дров’.
Обязательно нужно учесть и такой момент, как наличие квалифицированного персонала. Определяется это по многим параметрам, особенно при личной встрече: как и о чем говорит менеджер, какие моменты учитывает при формировании идеи и программы праздника, насколько быстро ориентируется в услугах, может ли четко изложить ход праздника и многое другое. Ведь только человек с хорошим опытом сможет быстро, точно и полно ответить на все возникающие у клиента вопросы.
‘Люди, относящиеся к категории VIP, имеют ярко выраженную особенность скучать на мероприятиях, если программа изобилует номерами или звездами, давно и не раз ими виденными, — продолжает Светлана Цыганкова. — Другая опасность, если поручить VIP-торжество не имеющему опыта VIP-работы агентству, таится в том, что оно может слишком удариться в креатив или создать чрезмерно насыщенную программу, пусть даже с весьма оригинальными и свежими номерами, артистами, звездами. Порой это нарушает привычную для такой аудитории атмосферу аристократичности. Одним словом, чтобы не ошибиться, надо выбирать агентство высокого уровня’.
Еще можно посмотреть и сравнить портфель зак
азов агентства за последние два года. Если не пришли новые серьезные клиенты, значит, с этим агентством что-то не в порядке. В event-бизнесе слухами земля полнится. Рекомендация и резонанс — главные маркетинговые инструменты. Поэтому те, кто может творить, а главное — воплощать свои идеи, не испытывают недостатка в притоке новых крупных клиентов.
Хорошее агентство располагает пулом клиентов в процентном соотношении 70 : 30, где 70% — это постоянные клиенты, пользующиеся услугами компании более года, а 30% — клиенты, обратившиеся в агентство один-два раза. Причем постоянные клиенты должны были воспользоваться услугами компании не менее трех раз. Стоит обратить внимание на величину этих заказов. Попросите агентство предоставить вам соответствующую информацию и укажите, что вы хотели бы иметь возможность проверить ее достоверность.
Действие третье: Будем дружить!
Итак, генеральный подрядчик найден. Как будут развиваться события дальше? Специального кодекса, определяющего взаимодействие подрядчика и заказчика, не существует. В event-отрасли действуют те же процессы и законы, что и в других сегментах бизнеса. Хотя есть и своя специфика.
‘В данном случае стоит описать механизм взаимодействия между подрядчиком и заказчиком поэтапно, — советует Анастасия Черноскутова, — Итак:
1. Запрос на проведение мероприятия/проекта в виде брифа либо целенаправленного устного запроса. (На данном этапе подрядчику необходимо получить максимально полную информацию по предстоящему торжеству; и именно на этом этапе роль менеджера очень важна.)