* Всего материалов на сайте:3,120

Как организовать семинар или статусное мероприятие

18.05.10

Как организовать семинар или статусное мероприятиеДля успешного проведения мероприятия (семинара) должна быть проведена предварительная тщательная подготовка, которая включает в себя создание плана проведения мероприятия, места проведения, привлечения внимания общественности (реклама), привлечение спонсоров, создание команды единомышленников — профессионалов, которые смогут реализовать данный проект.

Основным фактором успешного проведения мероприятия (семинара) является человеческий фактор, т.е. привлечение профессионалов в той области, в которой проводится мероприятие. Это лекторы или ораторы, которые обеспечат участников мероприятия необходимыми сведениями, нужной информацией для дальнейшего успешного проведения данного мероприятия. В свою очередь, они должны быть заранее информированы о планируемом мероприятии : размере и составе аудитории, сроках подготовки и проведения, временных рамках чтения доклада, времени отведенном на возможные дебаты, наличие подручного материала ( микрофон, проектор, стендовый наглядный материал ).

План проведения мероприятия включает в себя:

  • Формулировка темы, определение целей и задач.
  • Определение сценария мероприятия.
  • Определение конкретных ораторов.
  • Определение возможного количества посетителей и состава потенциальных участников мероприятия (составление списков).
  • Составление бюджета мероприятия. От которого зависит основная часть и остальных элементы данного мероприятия.

Бюджет мероприятия можно увеличить, привлекая к участию спонсоров. Спонсоры могут взять на себя часть расходов по аренде помещения взамен на рекламу своего предприятия (организации) и своей продукции. Например, выставив образцы продукции или раздав их участникам мероприятия в качестве сувениров.

Сценарий мероприятия должен выглядеть как чередование работы и отдыха, т.е. аудитория для полного усвоения информации должна через каждые 2.5-3 часа иметь время для отдыха полчаса либо час.

Каждое мероприятие имеет определенную тему. Целью и задачей данного мероприятия должно быть умение и возможность раскрыть заданную тему, привлекая к этому гостей и участников мероприятия. Тема мероприятия определяет средства, используемые для привлечения аудитории.

Маркетинг мероприятия является одним из наиболее важных и сложных пунктов данного плана. От его успешности зависит успех самого мероприятия и в достижении цели, и в получении прибыли. В первую очередь необходимо привлечь компании, которым по роду деятельности близка тема данного мероприятия(разослать факсы, электронные письма). Если позволяет бюджет, для привлечения большего количества участников используют рекламу в средствах массой информации (печатные изданиях, рекламные щиты, радио и телевидение). Существуют специализированные издания, которым могут быть интересны обсуждаемые темы. С целью уведомления о предстоящем событии стоит направить в их адрес пресс-релизы.

Особое внимание следует обратить на выбор места проведения мероприятия. Оно зависит от масштабности мероприятия, числа участников, присутствия почетных гостей и тематики. Если число участников не превышает 200 человек его можно проводить в специализированных залах, в отелях, тем более, если основная аудитория состоит из приезжих, которые могут остановиться в этом же отеле. 500 и более участников потребуют проведение мероприятия в большом зале, расположенном в легко доступном месте города ( наличие метро, транспорта, подъездов), с приличным обслуживанием. Особо торжественные мероприятия с определенным статусом следует проводить в центральной части города в престижных конференц-залах, гостиницах премиум класса.Для реализации данного проекта необходима команда — люди, которые воплотят в жизнь сценарий данного мероприятия: пригласят гостей, спонсоров, займутся рекламой, найдут помещение, нужное оборудование, наконец, займутся вопросами регистрации клиентов и их обслуживанием. Важно чтобы каждый человек в точности знал свою роль и отвечал за ее выполнение. В обязанности руководителя проекта входит координация и контроль их действий.

Таким образом, планирование и организация составляет основную долю в проведении мероприятия. Рекомендуется побывать на месте проведения мероприятия за день до начала. Проверить наличие и исправно

Похожие новости: